Ha kamerás megfigyelést alkalmaz, előbb-utóbb felmerül a kérdés: mennyi ideig tarthatók meg a felvételek jogszerűen, és hogyan igazolható, hogy a megőrzési idő valóban indokolt és arányos.
A válasz nem egyetlen szám vagy egyszerű beállítás kérdése, hanem adatvédelmi döntés, amelynek komoly jelentősége van.
Ebben a cikkben végigvesszük a kamera felvételek megőrzési ideje kapcsán felmerülő legfontosabb szempontokat.
Megmutatjuk, mit jelent a megőrzési idő a gyakorlatban, milyen tévhitek keringenek körülötte, milyen jogi és hatósági kapaszkodók állnak rendelkezésre, hogyan érdemes a tárhelyet megtervezni, és milyen dokumentációra van szükség ahhoz, hogy a megőrzési gyakorlat adatvédelmi szempontból is védhető legyen.
Mit jelent pontosan a megőrzési idő kamerás megfigyelésnél?
A kamera felvételek megőrzési ideje azt határozza meg, hogy a rögzített felvételek mennyi ideig maradnak a rendszerben, mielőtt automatikusan vagy kézi beavatkozással törlésre kerülnek.
Ez nem pusztán kényelmi beállítás, hanem az adatkezelés egyik kulcskérdése, hiszen a kamerák által rögzített képek – és adott esetben hangfelvételek – közvetlenül érinthetik az érintettek személyiségi jogait.
Fontos különválasztani a technikai lehetőségeket és a jogi megfelelést. Attól, hogy egy kamera rendszer képes akár hetekig is tárolni a felvételeket, még nem biztos, hogy ez összhangban van a megfigyelés céljával és a szükségesség–arányosság elvével.
A megőrzési idő meghatározásának minden esetben a megfigyelés céljából kell kiindulnia.
Miért számít a megfigyelés jogalapja a megőrzési időnél?
A kamerás megfigyelés jogalapja és a megőrzési idő szorosan összefügg. Más megőrzési logika indokolt személy- és vagyonvédelmi cél esetén, mint például belső szervezési okból történő megfigyelésnél.
A gyakorlatban az adatkezelő felelőssége, hogy a választott jogalap alapján meghatározza, mennyi ideig szükséges a felvételek tárolása a cél eléréséhez.
Fontos hangsúlyozni, hogy a hosszabb megőrzés puszta kényelme önmagában nem elfogadható indok. A GDPR adatkezelési elvei szerint a megőrzési időt mindig konkrétan, az adott körülményekhez igazítva kell meghatározni, és ezt szükség esetén alá is kell tudni támasztani.
Mekkora lehet a megőrzési idő? Tények és kapaszkodók
Sokan fix napokban gondolkodnának, a gyakorlat azonban ennél jóval árnyaltabb. Vagyonvédelmi célú kamerázásnál gyakran hivatkozási pont a magánnyomozói tevékenységhez kapcsolódó jogi környezet, és sok esetben előkerül a 3 munkanapos megőrzés mint rövid időtartam. A lényeg azonban az, hogy ha a felvételekre nincs szükség, azok sorsa jellemzően a törlés.
Természetesen léteznek kivételek és speciális helyzetek, de a hosszabb megőrzés csak akkor védhető, ha azt a megfigyelés célja, az adott kockázatok és a működési környezet valóban indokolják. Iránytűként nem a megszokás, hanem a célhoz kötöttség és az arányosság szolgál.
Tények és tévhitek. Valóban 15 napig lehet megőrizni?
Az egyik leggyakoribb tévhit, hogy a kamerás felvételek minden esetben automatikusan 15 napig megőrizhetők. A valóságban ez nem tekinthető általános szabálynak.
A megőrzési időt nem egy rögzített nap száma határozza meg, hanem az, hogy mi a megfigyelés célja, jellemzően mennyi idő után derül fény egy eseményre, és mikor van ténylegesen szükség a felvételek visszanézésére.
Ugyancsak gyakori félreértés, hogy magánterületen „mindent szabad”. A valóságban itt is érvényesülnek az adatvédelmi szempontok, különösen akkor, ha a kamera látószöge közterületet vagy szomszédos ingatlant is érint.
Ilyen helyzetekben az adatkezelési kockázat magasabb, ezért a kamerafelvételek megőrzési idejét is különösen körültekintően kell meghatározni.
Kamerás megfigyelés szabályai a GDPR alapján
A GDPR szemlélete szerint a kamerás megfigyelés nem merül ki abban, hogy van egy kamera a helyszínen.
Adatkezelőként átláthatóan igazolni kell, miért történik a megfigyelés, mit rögzít a rendszer, mennyi ideig tárolja a felvételeket, kik férhetnek hozzájuk, és hogyan zajlik a törlés. Ennek alapja egy megfelelő adatkezelési tájékoztató, valamint sok esetben egy belső adatvédelmi szabályzat.
A gyakorlatban ide tartozik a figyelemfelhívó jelzés is, valamint az, hogy az érintetteket minden esetben megfelelően tájékoztatni kell. Ha a tájékoztatás hiányos, akkor a szabályos megőrzési idő sem menti meg az adatkezelést, mert az egész rendszer vitathatóvá válik.
Társasházi kamerás megfigyelés esetén mire kell különösen figyelni?
Társasházi környezetben a kamerás megfigyelés különösen érzékeny terület, hiszen sok érintett jelenhet meg a felvételeken. Gyakori vita tárgya, mi számít közös használatú térnek, illetve hol kezdődik a túlzott megfigyelés.
A megőrzési idő meghatározásánál ezért alapvető, hogy a rendszer kizárólag a céljával összhangban álló területet figyelje, és a kamera optikai beállítása ne rögzítsen indokolatlanul többet a szükségesnél.
Tipikus hiba, amikor a megőrzési idő indokolatlanul hosszú, miközben nincs mögötte valós indoklás, nem egyértelmű az adatkezelő személye, és a hozzáférések sincsenek megfelelően rendezve.
Társasházi környezetben különösen nagy jelentősége van annak, hogy a dokumentáció és a tájékoztatás rendben legyen, mert vitás helyzetekben ezek adják a döntések alapját.
Munkahelyi kamerás megfigyelésnél mire figyel a hatóság?
Munkahelyi környezetben a kamerás megfigyelés különösen érzékeny, mivel a munkáltató és a munkavállalók viszonya is az.
Ilyen esetekben a hatóság és a NAIH jellemzően azt vizsgálja, hogy a megfigyelés célja egyértelmű-e, a kamera felvételek megőrzési ideje indokolható-e, hogyan szabályozott a hozzáférés, és létezik-e világosan leírt törlési folyamat.
Minél több felvételt tárol egy rendszer, és minél hosszabb ideig, annál erősebb indoklásra és rendezettebb adatkezelési működésre van szükség az adatkezelő részéről.
Hogyan érdemes meghatározni a kamera felvételek megőrzési idejét, hogy jogszerű legyen?
A legjobb kiindulópont mindig a megfigyelés célja. Először érdemes rögzíteni, miért történik a kamerázás, majd végiggondolni, jellemzően mennyi idő után derül ki egy esemény, és mikor van reálisan szükség a felvételek visszanézésére. Ezekből áll össze egy arányos megőrzési idő, amely a mindennapi működésben is betartható.
Fontos különbséget tenni a normál működés során keletkező, illetve a felhasználás miatt megőrzött felvételek között.
Ha nincs incidens, a rendszernek automatikusan törölnie kell a felvételeket. Ha viszont egy esemény miatt a felvétel bizonyítékként szükséges, akkor a hozzáférést szűkíteni kell, a mentést dokumentálni szükséges, és a megőrzést kizárólag a szükséges ideig, ellenőrzött módon szabad fenntartani.
Mennyi tárhely kell a felvételek megőrzéséhez?
A megőrzési idő értelemszerűen összefügg a tárhely méretével.
A rögzítés módja, a kamerák száma, a minőség és a tömörítés mind befolyásolja, mennyi hely kell a felvételek tárolásának.
Gyakori hiba, hogy túl hosszúra van beállítva a kamerafelvétel megőrzési ideje, majd amikor betelik a tárhely, a rendszer felülír, és utólag derül ki, hogy a felvételek nem ott és nem úgy érhetők el, ahogy azt elvárták.
Érdemes előbb meghatározni a célt és a szükséges megőrzési időt, és csak utána méretezni a tárhelyet. Így a technika és az adatkezelési döntés összhangban maradhat.
Biztonsági célú rendszereknél pedig érdemes figyelembe venni, hogy a WiFi-s, vezeték nélküli megoldások jelkapcsolat-probléma és zavarhatóság miatt okozhatnak kimaradást, ami a felvételek folytonosságát is gyengítheti.
Hogyan igazolhatjuk a megőrzési idő jogszerűségét?
Összetettebb környezetben sokszor hasznos lehet ügyvédi iroda bevonása.
Nem azért, mert ez minden esetben kötelező, hanem mert egy átgondolt, jól felépített dokumentáció támogatja a következetes működést. Az európai adatvédelmi szemléletben ugyanis az elszámoltathatóság kulcsszerepet játszik: az adatkezelőnek képesnek kell lennie a döntései igazolására.
Ha fontos, hogy a kamerás megfigyelés ne csak technikailag működjön, hanem adatvédelmi szempontból is rendezett legyen, érdemes szakértői segítséget kérni.
Az Alarmdirect csapata olyan kamerarendszerek kialakításában segít, ahol a rögzítés, a törlés és a megőrzési logika a gyakorlatban is következetesen működik.
GYIK
Ki számít adatkezelőnek kamerás megfigyelésnél, és miért fontos ezt tisztázni?
Az adatkezelő az, aki meghatározza a megfigyelés célját és módját. Ő felel a tájékoztatásért, a hozzáférések rendjéért és az érintetti kérelmek kezeléséért.
Mi a különbség az adatkezelő és az adatfeldolgozó között egy kamerarendszernél?
Az adatfeldolgozó az adatkezelő megbízásából kezel felvételeket, például üzemeltetés vagy felhőszolgáltatás során. A szerepek és felelősségek pontos rögzítése elengedhetetlen.
Hogyan kell kezelni, ha valaki kéri, hogy mutassák meg róla a felvételeket?
Előre kialakított eljárás szerint kell eljárni. Vizsgálni kell az azonosíthatóságot és azt, hogy a kiadás nem sérti-e mások személyes adatait.
Mit lehet tenni, ha a felvételen több ember is szerepel, és valaki csak a saját adatait szeretné?
A kérelmet úgy kell teljesíteni, hogy más érintettek adatai ne kerüljenek kiadásra. Ez gyakran betekintést vagy technikai kitakarást jelent.
Rögzíthet-e hangfelvételt is a kamera, és mikor kockázatos ez?
A hangfelvétel fokozott adatvédelmi kockázatot jelent. Általában biztonságosabb csak képet rögzíteni, kivéve, ha a hangrögzítés célja kifejezetten indokolt és dokumentált.
Mi a helyzet a valós idejű megfigyeléssel, ha nincs rögzítés?
Igen. Élőkép esetén is személyes adatok jelennek meg, ezért szabályozni kell, ki nézheti, milyen céllal és milyen ellenőrzés mellett.
